SAP Fiori: Freigabeworkflows im GxP-Prozesstesten

Einordnung und Geltungsbereich

SAP beschreibt Flexible Workflow unter anderem für Beschaffungsbelege in S/4HANA Cloud Public Edition. Daraus folgt keine pauschale Aussage über Chargenfreigaben oder jede SAP-Edition. Prüfen Sie den konkret eingesetzten Workflow und seine Verbindung zum Geschäftsobjekt.

Quellen: [1] [2]

Eine Aufgabe abschließen ist nicht immer eine regulatorische Unterschrift

Prüfen Sie die Regeln auch außerhalb des Normalfalls. Was passiert ohne passenden Genehmiger, bei abgelaufener Stellvertretung oder nach Änderung eines freigaberelevanten Wertes? Ein Workflow kann technisch korrekt enden und trotzdem den falschen Inhalt genehmigen. Deshalb gehören die Version beziehungsweise der eindeutig identifizierte Stand des Geschäftsobjekts in den Nachweis.

Bei Eskalationen muss die fachliche Zuständigkeit erhalten bleiben. Eine überfällige Aufgabe darf nicht allein wegen einer Frist automatisch als genehmigt gelten, wenn der Prozess eine bewusste Entscheidung verlangt. Die vereinbarte Reaktion kann eine Erinnerung, Neuzuordnung oder Sperre sein; sie muss getestet werden.

Quellen: [1] [2] [3]

Was eine Freigabe fachlich bestätigen soll

Eine Fiori-App ist zunächst ein Bedienweg. Beschreiben Sie, welche Entscheidung mit der Aktion getroffen wird: Genehmigung eines Vorgangs, Bestätigung einer Prüfung oder rechtlich bindende elektronische Unterschrift. Diese Funktionen können zusammenhängen, sind aber nicht identisch. Ein Button mit dem Text „Freigeben“ beweist weder eine passende Funktionstrennung noch die Erfüllung aller Signaturanforderungen.

Grenzen Sie App, Backend, Workflow und angebundene Identitätsdienste ab. Edition, Release und kundenspezifische Erweiterungen beeinflussen das Verhalten. Die SAP-Dokumentation zu einem bestimmten Flexible-Workflow-Kontext ist kein pauschaler Nachweis für jede Fiori-Freigabe. Ermitteln Sie, welche Regel in Ihrer Installation die zuständigen Entscheider, Bedingungen und Folgeaktionen bestimmt.

Formulieren Sie die Entscheidung als fachlichen Satz: Eine befugte Person bestätigt einen eindeutig bezeichneten Vorgang in einer bestimmten Version und mit einer erkennbaren Bedeutung. Daraus entstehen konkrete Prüffragen zu Identität, Inhalt, Zeitpunkt und unveränderter Zuordnung. Wenn eine elektronische Signatur benötigt wird, sind ihre anwendbaren Anforderungen zusätzlich zu bewerten.

Quellen: [1] [2] [3]

Vorgang, Version und Entscheidungsbedeutung verbinden

Prüfen Sie, welche Informationen der Entscheider tatsächlich sieht. Ein Titel und eine Vorgangsnummer können zu wenig sein, wenn sich freigaberelevante Daten zwischen Anzeige und Entscheidung ändern. Benötigt wird eine angemessene Verbindung zwischen geprüftem Inhalt und bestätigtem Stand. Wie diese technisch umgesetzt wird, ist konfigurationsabhängig.

Definieren Sie den Umgang mit Änderungen während eines laufenden Workflows. Eine Änderung an kritischen Daten kann eine erneute Bewertung erfordern. Eine rein redaktionelle Anpassung kann anders behandelt werden. Der Ablauf sollte erkennen lassen, welche Entscheidung für welchen Stand gilt. Eine pauschale Behauptung „Workflow abgeschlossen“ verdeckt diese Frage.

Quellen: [1] [2] [3]

Beispiel: kritische Änderung nach Beginn der Freigabe

Das Szenario ist konstruiert. Ein Antrag für einen qualitätsrelevanten Materialparameter wird geprüft. Während der Vorgang beim Entscheider liegt, ändert eine andere Rolle den vorgeschlagenen Wert. Der ursprüngliche Prüfer klickt anschließend auf Freigeben. Die eigene Anforderung verlangt, dass eine relevante Änderung erkannt und der geänderte Stand erneut bewertet wird.

Bereiten Sie einen bekannten Ausgangsvorgang vor und dokumentieren Sie seinen Inhalt. Öffnen Sie ihn mit der Entscheiderrolle. Ändern Sie danach in der kontrollierten Testumgebung den kritischen Wert über den vorgesehenen anderen Weg. Führen Sie die Entscheidung aus und beobachten Sie Status, Benachrichtigung und Folgeprozess. Die erwartete Reaktion wird vorab festgelegt, nicht an das beobachtete Standardverhalten angepasst.

Ein geeignetes Ergebnis kann je Architektur eine verhinderte Entscheidung, eine neue Prüfung oder eine andere nachvollziehbare Kontrolle sein. Entscheidend ist, dass kein ungeprüfter geänderter Inhalt unbemerkt als freigegeben gilt. Der Testbericht sollte den alten und neuen Stand sowie die tatsächliche Reaktion verbinden. Ein Screenshot des grünen Workflowstatus allein reicht hierfür nicht.

Quellen: [1] [2] [3]

Vertretung, mobile Nutzung und alternative Wege prüfen

Vertretung kann notwendig sein, sollte aber als konkrete Befugnis geregelt werden. Erfassen Sie Beginn, Ende, Umfang und betroffene Entscheidungstypen. Eine Stellvertretung für kaufmännische Vorgänge muss nicht automatisch Qualitätsentscheidungen einschließen. Prüfen Sie, ob die Konfiguration diese Grenze angemessen umsetzt und wie die handelnde Person später erkennbar bleibt.

Wenn mobile oder mehrere Oberflächen verwendet werden, berücksichtigen Sie deren Informationsumfang. Der Entscheider muss die benötigten Daten auch dort erreichen können. Eine verkürzte Anzeige kann eine komfortable Bedienung ermöglichen, darf aber die fachliche Bewertung nicht entleeren. Prüfen Sie repräsentative Geräte und den tatsächlich freigegebenen Nutzungsweg.

Erfassen Sie Hintergrundjobs, Schnittstellen und administrative Wege, die denselben Status verändern können. Ein formal korrekter Entscheidungsworkflow beweist nicht, dass jeder andere Statuswechsel kontrolliert ist. Dokumentieren Sie erlaubte Ausnahmen und notwendige Aufzeichnungen. Die tatsächliche Architektur bestimmt, welche Wege relevant sind.

Quellen: [1] [2] [3]

Elektronische Signatur gezielt zusätzlich bewerten

Wenn die Entscheidung als elektronische Unterschrift dienen soll, prüfen Sie die einschlägigen Anforderungen an Identität, Bedeutung und Zuordnung zum Record. Ein bestehendes Unternehmenslogin bestätigt nicht automatisch alle Anforderungen einer Signaturhandlung. Ebenso ist nicht jede interne Genehmigung zwingend als Part-11-Signatur einzuordnen. Der Geltungsbereich folgt den anwendbaren Aufzeichnungen und Vorgaben.

Für EU-GMP behandelt Annex 11 elektronische Signaturen unter anderem hinsichtlich unternehmensinterner Wirkung, dauerhafter Verbindung zum Datensatz sowie Datum und Uhrzeit. Für US-Anwendungen können zusätzliche Part-11-Anforderungen einschlägig sein. Verwechseln Sie diese Rahmen nicht mit einer pauschalen eIDAS-Einordnung. Die konkrete Ausgestaltung ist für den vorgesehenen Einsatz zu prüfen.

Dokumentieren Sie, was der Nutzer bei der Handlung bestätigt und wie die Verbindung später sichtbar wird. Ein exportierter Bericht sollte den benötigten Zusammenhang nicht verlieren. Prüfen Sie auch eine historische Recherche nach einer nachfolgenden Änderung. Der Nachweis muss die Entscheidung in ihrem damaligen Kontext erklären können.

Quellen: [1] [2] [3]

Workflowänderungen und laufenden Betrieb erhalten

Eine geänderte Entscheidungsregel kann andere Personen, Bedingungen oder Folgeaktionen aktivieren. Bewerten Sie deshalb nicht nur den technischen Transport, sondern auch offene Vorgänge. Legen Sie fest, ob diese unter der alten Regel enden oder kontrolliert in die neue übergehen. Ein ungeklärter Mischbetrieb erschwert die Aussage, welche Befugnis zu welchem Zeitpunkt galt.

Für die Regression eignen sich kritische positive, negative und Änderungsfälle. Ergänzen Sie Ausfall- und Wiederanlaufsituationen, wenn sie den Entscheidungsstatus beeinflussen können. Eine doppelte Benachrichtigung ist nicht automatisch eine doppelte fachliche Freigabe; eine technische Wiederholung darf aber keinen unkontrollierten zweiten Geschäftsvorgang erzeugen. Prüfen Sie die tatsächliche Wirkung.

Übergeben Sie Regelstand, Verantwortliche, Vertretung und Nachweiszugriff. Das interne Team sollte erklären können, weshalb ein konkreter Vorgang bei einer bestimmten Person landete und welcher Inhalt bestätigt wurde. Damit wird der Workflow auch im Audit und bei späteren Änderungen nachvollziehbar.

Quellen: [1] [2] [3]

Arbeitsvorlage: Entscheidung mit Inhalt, Person und Wirkung verbinden

Wählen Sie einen konkreten Freigabevorgang und beschreiben Sie seine Bedeutung. Im Beispiel bestätigt eine befugte Person einen kritischen Parameterwechsel. Dokumentieren Sie angezeigten Inhalt, Version, Identität und Folgestatus. Der Test sollte nicht nur die Bedienbarkeit des Buttons bestätigen, sondern die fachliche Aussage der Handlung.

Ergänzen Sie eine Änderung zwischen Anzeige und Entscheidung. Dadurch wird geprüft, ob die gewählte Kontrolle den bestätigten Stand angemessen schützt. Ein positiver Normalfall allein kann diese Lücke nicht zeigen. Berücksichtigen Sie auch Vertretung und einen vorgesehenen alternativen Statusweg, wenn sie tatsächlich verwendet werden.

Wenn der Vorgang zugleich eine elektronische Unterschrift abbilden soll, werden die dafür anwendbaren Anforderungen zusätzlich bewertet. Der hier gezeigte Workflowtest ersetzt diese Einordnung nicht. Dokumentieren Sie, welche Handlung geprüft wurde und welche weiteren Nachweise für den konkreten Einsatz benötigt werden.

Quellen: [1] [2] [3]

Die nächsten Schritte

• Entscheidung und rechtliche Bedeutung der Genehmigung benennen.
• Bedingungen, Rollen und Stellvertretungen dokumentieren.
• Datenänderungen und Ausnahmewege mit konkreten Testfällen prüfen.
• Ergebnis am Geschäftsobjekt und im verfügbaren Protokoll gemeinsam bewerten.