Audit Trail Review in Pharma: Umfang, Zeitpunkt und Nachweis

Die regulatorische Frage und den Record benennen

Für Humanarzneimittel-GMP beschreibt Annex 11 die risikobezogene Betrachtung relevanter Änderungen und Löschungen sowie den regelmäßigen Review von Audit Trails. Für anwendbares US-Drug-CGMP erläutert die FDA zusätzlich die Verbindung zwischen Datenreview und dem zugehörigen Audit Trail.

Beginnen Sie deshalb mit einem konkreten Aufzeichnungssatz: etwa Prüfergebnis, Herstellungsauftrag oder genehmigter Parameterstand. „Wir prüfen das Systemlog monatlich“ sagt noch nicht, ob die für diesen Satz relevanten Änderungen vor seiner Verwendung beurteilt wurden.

Quellen: [1] [2] [3]

Datenänderungen, Administration und Technik unterscheiden

Eine geänderte Probenkennung, ein neues Administratorrecht und ein kurzzeitiger Verbindungsabbruch können unterschiedlich auf den Prozess wirken. Sie dürfen im Reviewkonzept zusammengeführt werden, sollten aber nicht mit derselben fachlichen Frage betrachtet werden.

Ermitteln Sie, welche Protokolle die konkrete Anwendung tatsächlich führt. Dazu gehören Inhalt, Zeitpunkt, Zuordnung, Schutz und Zugriffsmöglichkeit. Die bloße Herstellerbezeichnung „Audit Trail“ belegt keine vollständige Abdeckung aller benötigten Ereignisse.

Quellen: [4] [1]

Den Reviewumfang überprüfbar festlegen

Beschreiben Sie, welche Datensätze, Versionen und Ereignisgruppen betrachtet werden. Ein Zeitraum allein reicht nicht immer: Der relevante Datensatz kann zuvor erstellt und später verändert worden sein. Der Reviewer benötigt einen nachvollziehbaren Zusammenhang zwischen Ursprung, Bearbeitung und verwendetem Endstand.

Filtern Sie Ereignisse nach begründeten Kriterien. Ein Filter, der nur „Fehler“ anzeigt, kann eine technisch erfolgreiche, aber fachlich unzulässige Änderung ausblenden. Geeignete Filter werden daher mit bekannten Beispielen geprüft. Die Entscheidung über ausgeschlossene Ereignisse sollte sich auf deren Bedeutung und vorhandene Kontrollen stützen.

Quellen: [4] [2]

Record-Review und periodischen Betriebsreview verbinden

Im US-Drug-CGMP-Kontext erläutert die FDA, dass relevante Audit Trails zu Datenänderungen beim Review der zugehörigen Aufzeichnungen mitzubeurteilen sind. Vorgegebene Reviewzeitpunkte der Daten bleiben maßgeblich. Wo keine konkrete Frequenz vorgegeben ist, wird sie anhand von Prozesswissen und Risiko bestimmt.

Ein zusätzlicher regelmäßiger Betriebsreview kann etwa Rechteänderungen oder Konfigurationsereignisse betrachten. Er ist sinnvoll auf den Fachreview abzustimmen. Eine pauschale Tages-, Wochen- oder Monatsfrist für sämtliche Audit Trails wird daraus nicht abgeleitet.

Quellen: [2] [1]

Illustratives Beispiel: Zwei Änderungen an einem Prüfergebnis

Im fiktiven Beispiel gehört der Record R-104 zu Probe P-104. Vor der Verwendung wird festgelegt, dass Identität, verwendete Methode, Ergebnisstand und relevante Änderungen gemeinsam geprüft werden. Das Protokoll enthält eine korrigierte Schreibweise der Probenbeschreibung und einen nachträglich geänderten Verdünnungsfaktor von 10 auf 20.

Die erste Änderung kann nach Abgleich mit der eindeutigen Probenkennung ohne Ergebniswirkung sein. Die zweite verändert bei einem Ausgangswert von 4,0 mg/L das berechnete Resultat von 40,0 auf 80,0 mg/L. Sie braucht daher eine fachliche Begründung und die Bewertung des verwendeten Ergebnisstands. Das Beispiel unterstellt keine bereits zulässige Korrektur.

Quellen: [5] [2]

Fachkenntnis und geeigneten Zugriff sicherstellen

Der Reviewer muss verstehen, welche fachliche Wirkung eine Änderung haben kann. IT kann Ereigniscodes, Rollen und technische Abläufe erklären. Die Entscheidung, ob eine geänderte Methode zum Ergebnis passt, benötigt zusätzlich Prozess- oder Laborwissen.

Beschreiben Sie Zuständigkeit und Vertretung im Verfahren. Ein pauschaler Sign-off ohne ausreichenden Zugriff oder Kontext belegt keinen angemessenen Review. Ebenso wenig sollte eine große Logdatei an QA weitergereicht werden, ohne die relevanten Records und eine verständliche Darstellung verfügbar zu machen.

Quellen: [2] [4]

Befunde nach Wirkung behandeln

Nicht jedes ungewöhnliche Ereignis ist ein Datenintegritätsverstoß. Eine erlaubte Korrektur kann nachvollziehbar und sachlich richtig sein. Umgekehrt kann eine formal genehmigte Änderung den falschen Datensatz betreffen. Prüfen Sie Berechtigung, Grund, Inhalt und tatsächliche Wirkung gemeinsam.

Bei einer Lücke wird geklärt, welche Records und Entscheidungen betroffen sind und welche weitere Nutzung vertretbar ist. Die Untersuchung richtet sich nach Art und Bedeutung des Befunds. Ein technischer Fehler wird nicht allein wegen seiner Existenz automatisch als kritischer Vorfall oder als OOS-Ergebnis eingestuft.

Quellen: [1] [4]

Review by Exception braucht einen passenden Nachweis

Ein Ausnahmebericht kann den Reviewer unterstützen, wenn seine Auswahlregel die relevanten Ereignisse zuverlässig erfasst. Testen Sie dazu bewusst einen erwarteten Treffer und einen plausiblen Ausschluss. Prüfen Sie auch Zeitgrenzen, Datensatzzuordnung und eine Änderung nach einer ersten Reviewentscheidung.

Wird die Anwendung oder der Filter verändert, kann sich die Abdeckung ändern. Das Reviewkonzept sollte deshalb mit Konfiguration und Betrieb verbunden bleiben. Die Anzahl geprüfter Einträge ist kein ausreichender Wirksamkeitsmaßstab, wenn entscheidende Ereignisse aus der Auswahl verschwinden.

Quellen: [4] [1]

Das Reviewkonzept für Ihr Team vorbereiten

Für den Start benötigen Sie einen relevanten Datenablauf, die verfügbaren Protokolle und den bestehenden Freigabeprozess. Die größte Klärungsarbeit liegt oft in unverständlichen Ereignissen oder fehlendem Zugang zu historischen Ständen. Vereinbaren Sie einen erreichbaren Ansprechpartner für technische und fachliche Fragen.

Erproben Sie das Verfahren an einem normalen und einem gezielt problematischen Beispiel. Daraus sollten eine verständliche Auswahl, eine angemessene Befundbehandlung und ein nutzbarer Nachweis entstehen. Eine neue SOP ohne diese Erprobung zeigt noch nicht, ob das Team den Review zuverlässig durchführen kann.

• Record, Entscheidung und anwendbaren Reviewzeitpunkt bestimmen.
• Relevante Audit Trails und ihre Grenzen kennen.
• Auswahlregeln mit bekannten Ereignissen prüfen.
• Reviewer, Fachunterstützung und Vertretung benennen.
• Befund, Auswirkung, Maßnahme und Abschluss dokumentieren.

Quellen: [4] [1]